La Hotline de Zentiva (la "Hotline") est une plateforme anonyme externe, techniquement exploitée par FaceUp Technology s.r.o., via un système informatique de stockage « cloud » (système de stockage à distance).

Cette Hotline a été créée pour signaler les violations réelles ou présumées des règlementations et lois, du Code d'Ethique de Zentiva, des règles internes et des principes éthiques ; pour soulever des préoccupations et des questions liées à la conformité ; et dans le but de prendre les mesures nécessaires afin d’atténuer tout risque, qu’il soit potentiel ou réel, ainsi que de protéger l'entreprise et les individus. 

Il ne s'agit pas d'un service d'urgence. N'utilisez pas la Hotline pour signaler des situations présentant une menace immédiate pour la vie des personnes, les biens ou l'environnement. 

Les étapes opérationnelles nécessaires au traitement du signalement, y compris tout mesure d'enquête, sont effectuées en interne, par le Département de la Conformité, conformément à la législation et aux processus internes applicables. 

En suivant le lien ci-dessous, vous allez être redirigé vers la Hotline, où se trouve le formulaire de signalement. 

Le formulaire de signalement est par défaut anonyme. Votre identité n'est donc pas révélée (par exemple, via l'adresse IP). 

La seule façon pour le Département de  la Conformité de vous connaître dépend exclusivement de votre décision de partager ces informations avec nous, en décochant le mode anonyme dans la Hotline, pour y ajouter votre nom et prénom. 

Dans le même temps, toutes les données relatives aux signalements sont stockées dans un système informatique de stockage « cloud », à laquelle seules les personnes spécialisées du Département de la Conformité du siège ont accès. 

Les informations que vous décidez de partager avec nous seront traitées de manière confidentielle. 

Vous ne subirez pas de représailles pour avoir signalé, en toute bonne foi, ce que vous pensez être une violation. Les représailles sont strictement interdites.

Le courage de s'exprimer représente le fondement de l'instauration de la confiance en interne et en externe. 

Dans certains cas, nous pouvons être amenés à communiquer les résultats de l'enquête sur le signalement aux autorités officielles, telles que les organes d'enquête criminelle.

Vous trouverez de plus amples informations dans le Code d'Ethique, le Code des Fournisseurs, la législation en vigueur et la Procédure relative à la gestion des signalements et alerte. 

Comment utiliser le formulaire de signalement :

Le formulaire de signalement est facile à remplir, il vous suffit de sélectionner le domaine concerné. S'il y a plusieurs domaines qui vous préoccupent, ou même un domaine qui n'est pas inclus dans la liste déroulante, vous pouvez simplement utiliser le champ "Autre". 
Vous pouvez nous faire part de tous les détails et télécharger toute documentation connexe. De préférence, veuillez nous fournir tous les détails possibles relatifs au problème identifié, dont :

• la matière et la portée du problème
• la date du problème
• le temps ou la période 
• le lieu concerné
• pourquoi et comment vous pensez que la violation s'est produite 
• les personnes impliquées - les témoins 
• si quelqu'un de Zentiva est au courant du problème et peut fournir de plus amples informations
• comment avez-vous pris connaissance du problème
• si le problème a déjà été résolu par quelqu'un d'autre 
• toute autre information qui pourrait être utile à l'enquête

Au lieu d'écrire, vous pouvez également utiliser la messagerie vocale. Si vous décidez de le faire, sachez que votre voix sera modifiée.

Une fois que vous aurez ajouté tous les détails (par écrit ou par message vocal) dans le formulaire de signalement, un code unique vous sera attribué - la clé du rapport de signalement. Notez votre clé de rapport et conservez-la dans un endroit sûr. Utilisez votre clé de rapport pour suivre le traitement de votre signalement afin d'obtenir un retour d'information ou de poser d'autres questions. En cas de perte de la clé de rapport, vous devrez remplir à nouveau le formulaire pour obtenir une nouvelle clé de rapport. Dans ce cas, veuillez nous informer dans le champ de texte que vous faites le suivi d'un signalement  déjà soulevé (vous n'avez pas à remplir à nouveau tous les détails, mais veuillez nous donner quelques informations concernant le sujet du signalement déjà soulevé). 

Nous sommes tenus de vous fournir le récépissé d'accusé de réception du signalement et le retour d'information correspondant. Vous pouvez trouver ces informations uniquement sur la Hotline, en utilisant votre clé de rapport.

Si vous souhaitez être informé automatiquement de tout changement lié à votre signalement, vous pouvez indiquer votre adresse électronique dans le champ correspondant (et non dans le champ de texte). Cet e-mail n'est pas partagé avec Zentiva et n'est utilisé que pour l'envoi de notifications de la Hotline, en cas d’évolution. Les notifications seront envoyées à partir de NNTB<info@nntb.cz >.

Le lien que vous recevrez par e-mail vous redirigera vers la page d'accueil de la plateforme de signalement, où vous devrez sélectionner le champ "Mon organisation" et saisir le code aa0aaa0aaa. Ce n'est qu'ensuite que vous reviendrez à la page internet qui vous demandera de saisir la clé de rapport.

La page internet où vous insérez la clé de rapport est accessible via le lien indiqué sur cette page ainsi qu'en cliquant sur le bouton "Consulter un rapport" sur la gauche de la page d'acceuil de la plateforme de signalement. Pourquoi est-ce si compliqué ? Toutes ces étapes servent à préserver l'anonymat.

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